Важность составления должностной инструкции

Важность составления должностной инструкции

Должностная инструкция – это необязательный документ, который определяет обязанности, полномочия и ответственность сотрудников. Составляется она руководителями. Ведение подобной документации позволит компании более эффективно разграничивать должности своих подчиненных и грамотно оптимизировать рабочие отношения.

Зачем нужна должностная инструкция

По своей сути – это некий гарант между руководителем и работником, который четко регламентирует все заявленные к сотруднику требования, касающиеся рабочего процесса. 

Существует несколько веских поводов для подписания должностной инструкции:

  1. Если она имеется, то работодатель имеет право законно отказать в работе соискателю.
  2. Установка испытательных сроков для оценки деятельности наемника.
  3. Перевод сотрудника на другое место.
  4. Четкое разграничение прав и обязанностей между разными должностями.
  5. Установка определенных ограничений в отношениях между работником и руководителем. 

При возникновении проблемных ситуаций должностная инструкция помогает компаниям отстаивать свою правоту в суде, если возникла такая необходимость. 

Как составляются должностные инструкции

Законодательство никак не регулирует составление данной документации. Все должностные инструкции составляются с учетом требований и возможностей предприятия, для которого она будет предусмотрена. Руководитель берет на себя ответственность составления инструкции для своих подчиненных, чтобы урегулировать все рабочие отношения и процессы.

Должности, указанные в инструкции, утверждает непосредственно руководитель. Далее осуществляется утверждение заместителей. Подписывается должностная инструкция в трех экземплярах, один из которых отдается работнику, один в отдел кадров и последний – руководителю подразделения. 

Грамотно составленная должностная инструкция позволяет равномерно распределить рабочие процессы между сотрудниками, имеющими необходимую квалификацию для выполнения поставленных задач. Чтобы исключить возникновение недопонимания и проблем с избыточной нагрузкой, необходимо как можно подробнее расписать, чем та или иная должность отличается от другой. Так как законодательство не имеет отношения к составлению единого примера должностной инструкции, более индивидуальные моменты определяет непосредственно организация, решившая создать данный регламент.

Что обязательно записывается в должностной инструкции:

  • задачи для работников;
  • требования;
  • выполняемые функции;
  • права и обязанности;
  • ответственность.

Рекомендуется составлять документ совместно с отделом кадров, чтобы не допустить грубых нарушений трудового кодекса. Руководящие должности (например, директор организации) не нуждаются в должностной инструкции, так как все их права и обязанности указываются на законодательном уровне в других важных документах.

Если необходимо изменить некоторые положения инструкции, которые связаны с переменами в трудовом договоре, то необходимо уведомить работника заранее. Изменения вступают в силу только после утверждения сотрудником, который готов продолжать работу на новых правилах.

Таким образом, должностная инструкция убережет организацию от множества проблем, позволит систематизировать рабочий процесс и при возникновении необходимости доказать свою правоту в суде.